Je respecte les obligations

La convention d'attribution que vous avez signée est un document de référence que vous devrez lire et relire. Il va vous accompagner tout au long de la vie de votre projet. Vous retrouvez dans quelles conditions votre opération doit être réalisée et dans quelles conditions elle doit être justifiée auprès de l’autorité de gestion pour pouvoir percevoir la subvention qui vous a été allouée.

La convention

Dans la convention, vous trouverez des informations de fond et de forme :

• Calendrier de réalisation de l’opération
• Calendrier de demandes de paiement
• Plan de financement
• Pièces justificatives à fournir
• Obligations auxquelles vous êtes soumis en fonction de la nature de votre opération 
• Montant de la subvention, le cas échéant, montant de l’avance de trésorerie, modalités de versement des acomptes et/ou du solde de la subvention
• Livrables attendus

Attention : pour que l’autorité de gestion puisse vous payer la subvention, votre opération doit être réalisée conformément aux termes de la convention. Vous vous engagez à transmettre au service instructeur tous les documents et informations nécessaires tout au long de la vie de votre projet et pour chaque demande de paiement (indicateurs et bilan d’exécution).

Modification ou abandon de l’opération

Pour toute modification de votre projet (objectifs, caractéristiques techniques, plan de financement, calendrier), vous devez informer le service instructeur dans les meilleurs délais avant le dépôt de la demande de paiement. 

Si nécessaire, le service instructeur pourra procéder à une modification de la convention par voie d’avenant.

Si vous souhaitez abandonner votre projet/opération, vous devez adresser une demande écrite à l’autorité de gestion qui procédera à la résiliation de la convention. Le cas échéant, il vous sera demandé de reverser les montants déjà perçus.

Modalités de paiement 

Au démarrage du projet, il est possible de demander une avance sur le paiement. Si elle est acceptée, elle est versée automatiquement dès le retour de la convention signée. 

Vous pouvez également demander un ou plusieurs acomptes au cours de la réalisation de votre opération. Vous devez transmettre les justificatifs des dépenses pour chaque acompte.

Le solde de la subvention est versé une fois le projet/opération totalement réalisé dans les délais fixés par la convention.

L’autorité de gestion est vigilante sur différents points :

Le plan de financement

• Le chiffrage
• L’équilibre budgétaire
• Le taux d’aide publique maximum
• Le minimum d’autofinancement
• Les justificatifs des dépenses
• Les livrables

Les cofinancements du projet 

• Transmission de l’ensemble des informations sur les cofinancements obtenus.
• Pas de double financement européen pour une même dépense (plan de relance inclus)

Le respect des règles liées à la commande publique

• Une vigilance sur la régularité des procédures de marché
• Un porteur privé peut être soumis à la commande publique

Le marquage comptable

Le bénéficiaire s’engage :

• soit à tenir un système de comptabilité séparée 
• soit à utiliser un ou des codes comptables appropriés 

pour toutes les transactions liées à l’opération.

La comptabilité du bénéficiaire doit permettre une réconciliation des dépenses et des ressources déclarées au titre de l’opération avec les états comptables et les pièces justificatives comptables.

Pour les dépenses valorisées sous la forme d’options de coûts simplifiés, la tenue d’une comptabilité séparée ou l’utilisation de codes comptables appropriés n’est pas obligatoire.

Les options de coûts simplifiés (OCS)

Pour la programmation 2021/2027, la Commission européenne renforce la possibilité de recourir à des options de coûts simplifiés pour établir le coût total éligible sur lequel sera calculé votre subvention.
Ainsi dans cette logique de simplification, plusieurs taux forfaitaires sont applicables :  

• Taux forfaitaire de 7% sur l’ensemble des coûts directs pour prendre en compte les dépenses indirectes 
• Taux forfaitaire de 15% sur les frais de personnel éligibles pour prendre en compte les dépenses indirectes
• Taux forfaitaire de 20% sur l’ensemble des coûts directs pour prendre en compte les frais de personnel
• Taux forfaitaire de 40% des dépenses directes des personnels éligibles pour déterminer tous les autres coûts d’une opération 

Le choix de leur application est arrêté lors de l’instruction de votre dossier par l’autorité de gestion et est mentionnée dans votre convention

Sont aussi appliqués systématiquement sur cette programmation : 

• L’utilisation de montants forfaitaires pour les opérations inférieures à 200k€ de coût total éligible. 
• Les coûts unitaires pour des types de dépenses précis : 
  • Les dépenses de personnel FEDER ou FSE+ : 36,92€ par heure travaillée (sur une base annuelle INSEE de 1488h) ;
  • Les travaux de réhabilitation thermique des logements à vocation sociale : 13 750€ par logement (base éligible)
  • Les travaux de réhabilitation thermique des bâtiments tertiaires : 469€ re par m² de SRT ou SHON rénové (base éligible)
  • Les coûts de formation concernant les parcours de formation professionnelle tels que déjà pratiqués sur la programmation 2014/2020

Les autres obligations du bénéficiaire

Publicité

• Pour tout bénéficiaire ayant obtenu une aide européenne, la publicité sur le projet/opération est une obligation réglementaire définie par le règlement (UE) 2021/1060 du Parlement européen et du Conseil du 24 juin 2021.
• À noter que le non-respect de cette obligation peut entraîner une pénalité financière sur le montant de la subvention. Il convient de conserver tous les justificatifs liés à des actions d’information et de communication.
  >> Pour en savoir plus, consultez la page "je communique sur mon projet"

Respect des politiques européennes et nationales

• Réglementations relatives à la concurrence, aux aides d’État et à la commande publique
• Principes de transparence, de non-discrimination et de développement durable

Contrôles et audits

• Le bénéficiaire s’engage à se soumettre à tout contrôle en lien avec l’opération, sur place ou sur fourniture de pièces justificatives, par l’autorité de gestion ou toute autorité nationale ou européenne

Archivage et durée de conservation des documents

• Les dossiers financés par les fonds européens peuvent être contrôlés plusieurs années après la clôture des programmes. La convention prévoit les règles de conservation des pièces. Veillez à bien classer et conserver tous les documents liés à votre projet/opération.